Guía de administración

Los números en naranja de las capturas coinciden con los pasos. Si lo abres en el móvil, verás las capturas del móvil.

Lo básico

1. Entrar en Alícuota

Alícuota se abre en el navegador del ordenador o del móvil, con la dirección que te dé el centro.

1. Escribe tu usuario ①.
2. Escribe tu contraseña ②.
3. Pulsa «Entrar» ③.
4. La primera vez, o si te la ha cambiado un administrador, te pedirá que elijas una contraseña nueva.

Ojo: Si escribes mal la contraseña muchas veces, tendrás que esperar 15 minutos.

2. La pantalla principal

Al entrar ves el inventario de los laboratorios.

1. Arriba eliges el laboratorio ①: todos, Anatomía Patológica o Laboratorio Clínico.
2. El buscador ② encuentra cualquier producto.
3. Las pestañas ③ llevan a Armarios, Mantenimiento, Documentos…
4. Notificaciones ④ muestra los avisos del profesorado y tus propuestas.

3. Buscar un producto y ver dónde está

El buscador entiende palabras sin tildes, plurales y faltas de ortografía.

1. Escribe en el buscador ① (por ejemplo, «hematoxilina»).
2. En la lista ves el laboratorio y la ubicación ② (el armario o el estante).
3. Pulsa el nombre para abrir su ficha.

Ojo: Pulsa la tecla / en el ordenador para ir directo al buscador.

4. La ficha de un producto

La ficha reúne todo lo que se sabe de un producto.

1. La ubicación ①: pulsándola ves todo lo que hay en ese sitio.
2. La cantidad y la caducidad más próxima ②.
3. Los lotes ③, si hay varios, cada uno con su caducidad.
4. Las pestañas de arriba llevan a sus incidencias y documentos.

5. Escanear un código o una etiqueta

Con la cámara del móvil puedes leer el código de barras del envase o una etiqueta QR de Alícuota.

1. Pulsa «Escanear» ①.
2. Permite el uso de la cámara la primera vez.
3. Apunta al código: se abre el producto, o la lista de lo que hay en ese armario si es una etiqueta de ubicación.

Ojo: Si el código no está en el inventario, Alícuota te ofrece proponerlo o vincularlo, según tus permisos.

6. Avisar de que algo se ha roto, gastado o averiado

Si un equipo falla o se acaba un producto, avísalo desde su ficha.

1. Abre la ficha del producto y ve a la pestaña «Incidencias» ①.
2. Un clic en «Se ha roto» o «Se ha gastado» ② crea el aviso al momento.
3. Para una avería, elige el tipo, descríbela ③ y envíala.

Ojo: El aviso queda pendiente hasta que lo revise el profesorado.

7. Mi cuenta: aspecto, contraseña y sesiones

Pulsa tu nombre, arriba a la derecha. Cada apartado se abre pulsando su título.

1. En «Aspecto» ① eliges el modo claro u oscuro y el tema de colores.
2. En «Cambiar contraseña» la cambias cuando quieras.
3. En «Sesiones abiertas» cierras la sesión de un ordenador del aula donde te la hayas dejado abierta.

8. Alícuota en el móvil y notificaciones

Puedes tener Alícuota como una app más y recibir los avisos aunque no la tengas abierta.

1. iPhone: abre Alícuota en Safari → Compartir → «Añadir a pantalla de inicio».
2. Android: en Chrome → menú ⋮ → «Instalar aplicación».
3. Abre Alícuota desde el icono, ve a Mi cuenta → «Notificaciones en este dispositivo» ① y pulsa «Activar».

Ojo: En iPhone, las notificaciones solo funcionan abriendo Alícuota desde el icono de la pantalla de inicio.

9. Informar de un fallo de la web

Si la web da un error o no te deja hacer algo, cuéntalo.

1. Mi cuenta → «¿Algo no funciona?» → «Informar de un fallo».
2. Cuenta qué ha pasado ① y, si puedes, adjunta una captura de pantalla.
3. Deja marcados los datos técnicos ②: ayudan a encontrar el fallo.
4. Verás la respuesta en «Mis avisos».

Profesorado

10. Notificaciones: lo que tienes que revisar

La campana reúne todo lo que necesita tu atención. El número indica cuántas cosas hay nuevas.

1. Arriba, «Marcar todo como leído» ① quita las altas y las incidencias ya vistas.
2. Incidencias por revisar ②: los avisos del alumnado.
3. Propuestas por aprobar ③: altas y entradas del alumnado.
4. Cada alta o incidencia de otro profesor se quita con su ×.

11. Añadir un producto

Antes de añadirlo, búscalo para no duplicarlo.

1. Pulsa «Añadir» → «Añadir artículo».
2. Escribe el nombre ①, el laboratorio y la ubicación.
3. Elige si es fungible (se gasta) o inventariable (un equipo) ②.
4. Rellena los lotes, la casa comercial y el precio si los sabes, y pulsa «Guardar».

Ojo: Con «Cámara», en el apartado de códigos, vinculas el código de barras del envase: así se reconoce al escanearlo.

12. Lotes y caducidades

Un mismo producto puede tener varios botes con caducidades distintas: cada uno es un lote.

1. En la ficha, «Lotes y caducidades» ① muestra cada lote con su caducidad y su cantidad.
2. Usa «+ Añadir lote» para uno nuevo, o − y + para cambiar su cantidad.
3. La cantidad total ② es la suma, y la caducidad que se muestra es la más próxima.

Ojo: Al gastar o restar, Alícuota descuenta del lote que caduca antes.

13. Cambiar cantidades rápido

En la lista del inventario puedes sumar o restar sin abrir la ficha.

1. Usa − y + ① junto a la cantidad.
2. Si pulsas varias veces seguidas, se guarda una sola vez.

14. Revisar incidencias

En la pestaña Mantenimiento están todas las incidencias, las revisiones de equipos y los envíos al servicio técnico.

1. Incidencias por revisar ①: valida una avería o descártala.
2. Un equipo roto: «−1 y tirar» resta una unidad.
3. Incidencias abiertas ②: cuando esté arreglado, «Resolver».

15. Cerrar un «gastado» restando lo usado

Cuando revisas un aviso de producto gastado, se descuenta lo gastado.

1. Pulsa «Revisar» en la incidencia.
2. En «Gastadas» ① deja 1 o escribe las que se han usado.
3. Elige si se añade al pedido ② o no.

16. Aprobar o rechazar propuestas

Lo que propone el alumnado no cambia el inventario hasta que lo apruebas.

1. En Notificaciones, «Propuestas por aprobar».
2. Un artículo nuevo: «Revisar y aprobar» ① abre la ficha para corregirla antes de añadirla.
3. Una entrada de existencias: «Aprobar entrada» ② suma las unidades.
4. «Rechazar» permite indicar el motivo, que verá el alumno.

17. Preparar el pedido

La pestaña Pedidos reúne lo que hay que pedir, por proveedor.

1. Elige para qué pedido ① (2ª evaluación, 3ª o el siguiente curso).
2. Junto a cada producto, Alícuota sugiere cuánto pedir según lo consumido ②; «Pedir N» la aplica.
3. «Pedido» lo marca como pedido y «Ha llegado» ③ registra lo recibido.
4. «Exportar Excel» saca la lista con el formato del centro.

18. Cuando llega un pedido

«Ha llegado» suma las unidades, guarda el precio y saca el producto del pedido.

1. Escribe las unidades que han llegado ①, y el lote y la caducidad si los tiene.
2. Escribe el precio por unidad ②: queda registrado como gasto.
3. Si quieres, adjunta el albarán.

19. Gastos y albaranes

La pestaña Gastos resume lo gastado en el curso y guarda los albaranes.

1. Arriba, el total del curso y el gasto por mes ①.
2. En «Movimientos», cada compra con su importe.
3. En «Albaranes» ② se suben los PDF o se adjuntan a una compra.

Ojo: El asistente de IA puede leer un albarán escaneado y registrarlo por ti (apartado «El asistente de IA»).

20. Histórico de precios

En la ficha de un producto, la pestaña Precios muestra cómo ha cambiado su precio.

1. Abre la ficha y pulsa «Precios» ①.
2. Ves el último, el mínimo, el máximo y el medio, una gráfica y cada compra con su proveedor.

21. Documentos: PNT, fichas de seguridad y manuales

La pestaña Documentos es la biblioteca del laboratorio.

1. «Subir documento» ① añade un PNT, un protocolo o un manual.
2. Las fichas de seguridad se adjuntan en la ficha de cada producto (pestaña Documentos).
3. Quien escanea la etiqueta QR de un producto ve sus fichas de seguridad y manuales.

22. Armarios y ubicaciones

La pestaña Armarios muestra qué hay en cada armario y en cada estante.

1. Pulsa un armario o una ubicación ① para ver lo que contiene.
2. Desde aquí puedes imprimir las etiquetas QR de cada sitio.

23. Etiquetas QR

Las etiquetas QR permiten ver el contenido de un armario o la ficha de un equipo sin usuario.

1. Profesorado: botón «Herramientas» → «Etiquetas QR». Administración: Administración → Herramientas.
2. Elige qué etiquetas ① (ubicaciones, armarios, laboratorio o artículos).
3. «Descargar PDF» ② genera las hojas A4; también puedes imprimir directamente.

Ojo: Al imprimir, elige tamaño real (100 %) y sin márgenes.

24. Exportar el inventario

Saca el listado o el inventario de fin de curso en la plantilla del centro.

1. Herramientas → «Exportar».
2. «CSV» ① descarga lo que ves en el inventario, con los filtros aplicados.
3. «Inventario de fin de curso» rellena la plantilla Excel del centro.

25. El asistente de IA: albaranes y altas desde el chat

Con Claude o ChatGPT conectados, puedes pedirle «registra este albarán» adjuntando el PDF, o «añade 3 botes de eosina al armario A3».

1. Mi cuenta → «Claude y ChatGPT»: copia la dirección del conector ①.
2. Añádelo en Claude (Configuración → Conectores) o en ChatGPT (Aplicaciones y conectores) y entra con tu usuario.
3. El asistente te enseña un resumen y lo aplica cuando confirmas.

Ojo: Claude no puede pasar el PDF a Alícuota: te da un enlace para subirlo. ChatGPT lo sube directamente.

Administración

26. El panel de Administración

El engranaje de arriba abre Administración. Cada sección se despliega pulsando su título.

1. Pulsa Administración ①.
2. Abre la sección que necesites ②: usuarios, permisos, avisos, actualizaciones…
3. Se recuerda qué secciones dejas abiertas en cada dispositivo.

27. Usuarios

Altas del profesorado, cambios de rol y de clase, contraseñas y bloqueos.

1. «+ Nuevo usuario» ① da de alta a alguien con una contraseña inicial; tendrá que cambiarla al entrar.
2. Cada usuario tiene su rol y su clase ②.
3. «Sesiones» ③ muestra dónde tiene la cuenta abierta y permite cerrarla. También puedes cambiarle el nombre o la contraseña, bloquearlo o ver su actividad.

28. Autorregistro y solicitudes del alumnado

El alumnado puede pedir acceso con un código de clase.

1. En «Autorregistro del alumnado», marca la casilla ① y apunta el código de clase ②.
2. Las solicitudes aparecen en Notificaciones y en «Solicitudes de acceso»: «Aceptar» o «Rechazar».
3. Al acabar el plazo, desmarca la casilla o cambia el código.

Ojo: En «Clases» se bloquea o elimina una clase entera al acabar el curso.

29. Permisos de cada rol

Qué puede hacer el profesorado, los editores y el alumnado.

1. Marca o desmarca cada permiso ① para cada rol.
2. Pulsa «Guardar». «Valores recomendados» vuelve a la configuración de serie.

Ojo: Para que solo la administración pueda descargar el listado completo, desmarca «Exportar» a los demás roles.

30. Qué datos ve cada rol

Oculta datos a un rol, o a quien escanea un QR sin usuario.

1. Desmarca un dato ① para que ese rol no lo vea. Se aplica en el servidor: el dato oculto no llega a su navegador.
2. Pulsa «Guardar».

31. Enviar avisos

Avisos a todo el mundo, a roles, a clases o a personas concretas.

1. Escribe el título y el mensaje ①.
2. Elige a quién va ②.
3. «Importante» lo muestra destacado hasta que lo lean; «Enviar también como notificación» ③ lo manda al móvil de quien las tenga activadas.
4. En «Avisos enviados» ves quién lo ha leído.

32. Fallos de la web

Los avisos de fallos del alumnado y del profesorado llegan a tus Notificaciones.

1. Cada aviso trae los datos técnicos ① (versión, navegador, pantalla).
2. Escribe una respuesta y márcalo como «En revisión», «Resuelto» o «Descartado» ②.

33. Activar los asistentes de IA

Permite conectar Claude o ChatGPT a Alícuota.

1. Marca la casilla ① para activarlo.
2. En Permisos eliges quién tiene el asistente completo y quién solo consulta.
3. Abajo ves las conexiones activas y puedes desconectar cualquiera.

Ojo: Al desmarcar la casilla se desconectan todos al momento.

34. Etiquetas QR: dirección e invalidar

Las etiquetas llevan la dirección pública de Alícuota y una firma.

1. Comprueba la dirección pública ①: es la que llevan los QR.
2. «Invalidar todas» cambia la firma: las etiquetas impresas dejan de funcionar y hay que imprimir otras.

35. Registro de actividad

Todo lo que hace cada persona: entradas, cambios, aprobaciones, avisos…

1. Administración → Registro de actividad → «Ver la actividad».
2. Filtra por persona, clase, fechas o texto ① y expórtalo a Excel.

36. Actualizaciones y copias de seguridad

Las nuevas versiones llegan como un archivo .zip firmado.

1. Actualizaciones → «Elegir paquete» ①: Alícuota comprueba la firma y se reinicia sola.
2. Si algo va mal, «Volver a la versión anterior».
3. En «Copia de seguridad» descargas la base de datos completa.

Ojo: Copia de vez en cuando la carpeta datos/ entera a otro sitio: incluye los documentos subidos.